Privacyregeling

Algemeen

Memelink Advocatuur BV, gevestigd Gildelaan 11 te 4761 BA Zevenbergen (hierna Memelink Advocatuur) maakt voor haar juridische dienstverlening gebruik van daartoe door haar ontvangen en verzamelde persoonsgegevens. Omdat uw privacy belangrijk is, gebeurt verwerking van uw persoonsgegevens altijd zorgvuldig en conform de geldende wetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR (EU) 2016/679). In deze privacyverklaring leest u daar meer over.

Verwerkingsverantwoordelijke

Memelink Advocatuur is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. U vindt de gegevens van Memelink Advocatuur onderaan deze privacyverklaring. Mr. H.S. Memelink is uw aanspreekpunt voor het gegevensbeschermingsbeleid van Memelink Advocatuur en al hetgeen daarmee samenhangt.

Doel verwerking persoonsgegevens

Memelink Advocatuur verwerkt persoonsgegevens van de vertegenwoordigingsbevoegde natuurlijke personen van haar cliënten, wederpartijen en anderszins betrokkenen bij een dossier en van de andere relaties van haar kantoor met het oog op haar juridische dienstverlening. De gegevensverwerking heeft als doel:

het kunnen verrichten van de juridische dienstverlening en het kunnen nakomen van de overeenkomsten van opdracht met cliënten;
het voldoen aan het bepaalde in de wet, zoals bijvoorbeeld de Verordening op de advocatuur (Voda) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
het dienen van bepaalde gerechtvaardigde belangen van relaties, bijvoorbeeld in het kader van het identificeren van betrokkenen, het gevraagd en ongevraagd verstrekken van informatie en het verwijzen van bepaalde hulpvragen.

Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt na vooraf verkregen toestemming van de betreffende persoon.

De verwerking van de persoonsgegevens voldoet altijd aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit: er worden niet méér gegevens verwerkt dan nodig is in verband met het doel en de gegevens worden alleen dan verwerkt als dat doel niet op een andere wijze dan middels de verwerking van de persoonsgegevens kan worden bereikt.

Gegevensverwerking

Memelink Advocatuur verwerkt gegevens van:

natuurlijke personen die als zodanig cliënt of wederpartij of anderszins betrokkene bij een dossier of relatie van Memelink Advocatuur is;

natuurlijke personen die als bestuurder of anderszins een rechtspersoon vertegenwoordigen die cliënt of wederpartij of anderszins betrokkene bij een dossier of relatie van Memelink Advocatuur is;
natuurlijke personen die als vennoot, maat of anderszins een personenvennootschap vertegenwoordigen die cliënt of wederpartij of anderszins betrokkene bij een dossier of relatie van Memelink Advocatuur is;
natuurlijke personen die een andersoortige entiteit (bijvoorbeeld een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid) vertegenwoordigen die cliënt of wederpartij of anderszins betrokkene bij een dossier of relatie van Memelink Advocatuur is;
natuurlijke personen die uiteindelijk belanghebbende (UBO) zijn van een rechtspersoon, personenvennootschap of andersoortige entiteit die cliënt van Memelink advocatuur is, voor zo ver zij op grond van de Wwft in het kader van een cliëntenonderzoek door Memelink advocatuur geïdentificeerd dienen te worden.

Van deze natuurlijke personen kunnen – voor zover noodzakelijk in verband met hun hoedanigheid en betrokkenheid en het doel van de gegevensverwerking – de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

achternaam, initialen en voornamen, titels;
adres, postcode en woonplaats;
e-mailadres;
telefoon- en faxnummers;
geboortedatum en -plaats;
nationaliteit;
functie;

Deze gegevens kunnen worden verkregen van de betreffende persoon, van derden en door raadpleging van openbare bronnen. In voorkomend geval worden uittreksels uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, de Basisregistratie Personen (BRP) en het Kadaster bewaard.

Van natuurlijke personen die als bestuurder en/of UBO in het kader van een cliëntenonderzoek uit hoofde van de Wwft geïdentificeerd dienen te worden, verwerkt Memelink Advocatuur in aanvulling op het voorgaande bovendien het BSN-nummer en een kopie van het identiteitsbewijs.

Bescherming persoonsgegevens

Memelink Advocatuur hecht grote waarde aan de beveiliging van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische waarborgen.

Memelink Advocatuur gebruikt actuele en optimaal beveiligde software. Uw persoonsgegevens worden verwerkt door middel van het CRM-systeem van Basenet Internet Projects B.V. met gebruikmaking van servers die zich in Europa bevinden. De automatisering van Memelink advocatuur

wordt regelmatig en professioneel onderhouden. Memelink Advocatuur heeft de beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevensverwerking gewaarborgd met geheimhoudingsverklaringen en verwerkersovereenkomsten.

Alle eventuele datalekken of beveiligingsincidenten worden geadministreerd en zo nodig gemeld bij de betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens.

Delen van persoonsgegevens met derden

De toegang tot de verwerkte persoonsgegevens is voorbehouden aan de personen die zijn verbonden aan de organisatie van Memelink Advocatuur en de door haar ingeschakelde hulppersonen. De toegang van deze personen tot uw persoonsgegevens is beperkt tot hetgeen hoogstnoodzakelijk en onvermijdelijk is. Alle door Memelink Advocatuur in het kader van haar kantoororganisatie ingeschakelde partijen die op enigerlei wijze in contact kunnen komen met uw persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsverklaring en/of verwerkersovereenkomst ondertekend.

Uw verwerkte persoonsgegevens worden slechts dan aan derden verstrekt als dit met het oog op de verwezenlijking van de hiervoor weergegeven doelstellingen strikt noodzakelijk is. Persoonsgegevens kunnen worden opgenomen in correspondentie of processtukken en zo ter kennis komen aan cliënten en wederpartijen, aan hun vertegenwoordigers en de door hen ingeschakelde dienstverleners (zoals rechtsbijstandsverleners) en aan gerechtelijke instanties. Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden gedeeld met door Memelink Advocatuur ingeschakelde hulppersonen, zoals deurwaarders. Hulppersonen die zelf als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn bij de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Dat geldt bijvoorbeeld voor een notaris, accountant of deskundige ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport. Als Memelink Advocatuur daartoe wettelijk verplicht is, zal zij uw persoonsgegevens verstrekken aan de betreffende toezichthouder of andere met het openbaar gezag beklede instantie.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Memelink Advocatuur bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de hiervoor genoemde doelen te realiseren en/of te voldoen aan wettelijke vereisten. De bewaartermijn van de persoonsgegevens wordt niet alleen bepaald door de administratieve bewaarplicht, maar ook door de verjaringstermijn van eventuele vorderingen wegens beroepsaansprakelijkheid van Memelink Advocatuur voor haar juridische dienstverlening. In de regel worden de verwerkte persoonsgegevens daarom na verloop van 7 jaar na sluiting van het dossier definitief verwijderd.

Rechten

Elke persoon heeft het recht op informatie over, inzage in, rectificatie en aanvulling van, en verwijdering of afscherming van de eigen persoonsgegevens. Daarnaast heeft elke persoon het recht van verzet, dataportabiliteit, vergetelheid en beperking van de verwerking van de eigen persoonsgegevens. Eenmaal gegeven toestemming voor de verwerking van de eigen persoonsgegevens kan altijd worden ingetrokken.

U kunt Memelink Advocatuur onder meer verzoeken om:

nadere informatie te verstrekken over het privacybeleid;
opgave te doen van en inzage te geven in uw door haar verwerkte persoonsgegevens;
onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen;
het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken;
de verwerking van uw persoonsgegevens te staken;
uw persoonsgegevens aan u of een daartoe aangewezen derde over te dragen;
uw persoonsgegevens te verwijderen.

Een verzoek kan per post of per e-mail worden gedaan en wordt binnen vier weken na de ontvangst daarvan door Memelink Advocatuur in behandeling genomen. Memelink Advocatuur neemt alleen verzoeken in behandeling met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens. In dat kader kunt u gevraagd worden om nadere bewijsstukken, zoals overlegging van een geldig identiteitsbewijs.

Memelink Advocatuur zal uw verzoek zo veel mogelijk opvolgen, maar is daartoe niet verplicht als zwaarwegende omstandigheden dit verhinderen. Zo kan het behoud van de persoonsgegevens bijvoorbeeld noodzakelijk zijn ter uitvoering van de dienstverlening of ter voldoening aan wettelijke verplichtingen.

Als u ontevreden bent over de behandeling van uw persoonsgegevens of de afhandeling van een verzoek dienaangaande door Memelink Advocatuur heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Website

De website van Memelink Advocatuur wordt beheerd door Bmade B.V. te Rotterdam. Gegevens die door cliënten van Memelink Advocatuur via de klanttevredenheidsenquête op de beveiligde https-pagina worden achtergelaten, worden direct naar Memelink Advocatuur doorgestuurd zonder dat de gegevens op de servers opgeslagen blijven.

Memelink Advocatuur houdt gebruiksgegevens van de website bij voor statistische doeleinden. De verzamelde persoonsgegevens zijn in beginsel anoniem en worden niet verkocht aan derden.

Herziening gegevensbeschermingsbeleid

Memelink Advocatuur kan haar gegevensbeschermingsbeleid en deze privacyverklaring op elk gewenst moment zonder kennisgeving wijzigen. De website bevat de actuele versie van de privacyverklaring en dient in dat verband regelmatig geraadpleegd te worden.

Vragen en contact

Aarzelt u niet om bij vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Memelink Advocatuur contact op te nemen met:

Memelink Advocatuur BV

‍H.S. Memelink
hm@memelinkadvocatuur.nl
0168-371866

‍